Certification du service fait
Les règles de la comptabilité publique prévoient que le paiement ne peut intervenir qu'une fois le service fait, c'est-à-dire lorsque l'acheteur a constaté que les prestations ont bien été réalisées et qu'elles sont conformes au contrat signé.
Même s'il existe certaines exceptions, le principe reste toutefois l'exécution préalable et il est inutile d'envoyer une demande de paiement, sauf si une clause spécifique du marché le prévoie, tant que les prestations n'ont pas été réalisées.
Ces exceptions dépendent de la nature des prestations, par exemple, fourniture d'abonnements tels que l'accès à internet, à l'eau, au gaz, etc.
Demande de paiement
À partir de la constatation du service fait, le titulaire du marché peut envoyer sa facture.
Cependant, des modalités propres au marché peuvent être demandées par l'acheteur (date ou forme de la demande de paiement). Dans ce cas, elles sont prévues dans les documents du marché.
Pour être valable, la demande de paiement doit contenir un certain nombre d'informations, notamment les références du marché, la date et les montants. Ces informations figurent dans les documents de la consultation ou ceux du marché.
Chaque acheteur peut avoir des demandes propres (mentions, nombre d'exemplaires à remettre par exemple) qui figurent aussi dans les documents contractuels.
Si la demande de paiement n'est pas conforme au contrat, l'acheteur peut suspendre le délai de paiement jusqu'à réception d'une demande conforme.
Dans le cas d'un marché passés en lots séparés, il est possible de présenter des factures distinctes pour chaque lots ou une facture globale qui précise distinctement les différents lots.